Acord de prelucrare a datelor

Părțile și scopul acestui acord

Prezentul Acord de prelucrare a datelor (Acordul) se încheie între medicul care își creează un cont Anamnesix (Operatorul) și Lava Labs SRL, cu sediul social în [TODO: sediul social], număr de înregistrare [TODO: număr de înregistrare], contact [TODO: adresă de e-mail de contact] (Persoana împuternicită).

Acordul urmează clauzele contractuale standard pentru relația dintre operatori și persoanele împuternicite, adoptate de Comisia Europeană prin Decizia de punere în aplicare (UE) 2021/915 în temeiul articolului 28 alineatul (7) din Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD). Acolo unde prezentul Acord este mai scurt decât acele clauze, clauzele se consideră incluse în el. Acolo unde prezentul Acord este mai strict, se aplică prezentul Acord.

Operatorul acceptă prezentul Acord prin activarea comutatorului de acceptare de pe ecranul de autentificare al aplicației Anamnesix. Aplicația înregistrează versiunea acceptată și momentul acceptării pe telefonul Operatorului. O versiune nouă a Acordului este prezentată spre acceptare la următoarea autentificare.

Clauza 1: Scop și domeniu de aplicare

Scopul acestor clauze este de a asigura respectarea articolului 28 alineatele (3) și (4) din RGPD.
Operatorul stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal ale pacienților săi. Persoana împuternicită prelucrează aceste date numai în numele Operatorului și numai în modurile descrise în Anexa I.
Aceste clauze se aplică prelucrării descrise în Anexa I.
Anexele I-III fac parte integrantă din prezentul Acord.

Clauza 2: Caracterul invariabil al clauzelor

Părțile se angajează să nu modifice clauzele, cu excepția adăugării de informații în anexe sau a actualizării anexelor. Operatorul nu se poate prevala de clauze care au fost eliminate sau modificate în afara acestui proces.

Clauza 3: Interpretare

Termenii definiți în RGPD au același înțeles și aici. Aceste clauze se interpretează în armonie cu RGPD și nu într-un mod care contravine drepturilor și obligațiilor prevăzute de acesta.

Clauza 4: Ierarhie

În cazul unei contradicții între aceste clauze și orice alt acord dintre părți, inclusiv Termenii și condițiile, aceste clauze prevalează.

Clauza 5: Descrierea prelucrării

Detaliile prelucrării, în special categoriile de date cu caracter personal și scopurile pentru care acestea sunt prelucrate în numele Operatorului, sunt specificate în Anexa I.

Clauza 6: Obligațiile părților

6.1 Instrucțiuni

Persoana împuternicită prelucrează datele cu caracter personal numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului, cu excepția cazului în care este obligată să procedeze altfel prin dreptul Uniunii sau al statului membru. Instrucțiunile sunt: stocarea fișierelor criptate pe care Operatorul le încarcă, păstrarea copiilor de siguranță criptate ale bazei de date, păstrarea plicului de recuperare criptat și transcrierea memo-urilor audio pe care Operatorul le trimite pentru dictare. Utilizarea funcției corespunzătoare din aplicație constituie instrucțiunea documentată pentru acea prelucrare.
Persoana împuternicită informează imediat Operatorul dacă, în opinia sa, o instrucțiune încalcă RGPD sau alte dispoziții privind protecția datelor.

6.2 Limitarea scopului

Persoana împuternicită prelucrează datele cu caracter personal numai pentru scopurile specifice prevăzute în Anexa I, cu excepția cazului în care primește alte instrucțiuni din partea Operatorului.

6.3 Durata prelucrării

Prelucrarea durează pe perioada prevăzută în Anexa I.

6.4 Securitatea prelucrării

Persoana împuternicită pune în aplicare măsurile tehnice și organizatorice specificate în Anexa II pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal. Aceasta include protejarea datelor împotriva unei încălcări a securității care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată sau accesul neautorizat.
La evaluarea nivelului adecvat de securitate, părțile au ținut cont de faptul că datele privesc sănătatea, o categorie specială în sensul articolului 9 din RGPD, și de faptul că fișierele Operatorului sunt criptate pe telefon înainte de a ajunge la Persoana împuternicită.
Persoana împuternicită acordă acces la datele cu caracter personal numai membrilor personalului său strict necesari pentru executarea contractului, ținuți de obligația de confidențialitate, și numai în măsura în care arhitectura serviciului face un astfel de acces posibil din punct de vedere tehnic.

6.5 Date sensibile

Prelucrarea implică date privind sănătatea. Persoana împuternicită aplică restricțiile și garanțiile specifice descrise în Anexa II, în special criptarea de la un capăt la altul a fișierelor stocate și a copiilor de siguranță ale bazei de date, prelucrarea audio-ului în clar numai pe durata necesară returnării unei transcrieri și ștergerea imediată a audio-ului și a transcrierii la furnizorul de transcriere odată ce aplicația confirmă primirea.

6.6 Documentare și conformitate

Părțile demonstrează respectarea acestor clauze.
Persoana împuternicită răspunde prompt solicitărilor Operatorului privind prelucrarea.
Persoana împuternicită pune la dispoziția Operatorului informațiile necesare pentru a demonstra conformitatea, constând în prezentul Acord, Măsurile tehnice și organizatorice, Lista persoanelor împuternicite subsecvente și, o dată pe an la cerere, un rezumat scris al măsurilor de securitate în vigoare și al modificărilor efectuate în cursul anului.
Operatorul poate audita prelucrarea. Având în vedere dimensiunea Persoanei împuternicite și arhitectura criptată a serviciului, auditurile se efectuează prin informații scrise și prin rezumatul anual. O inspecție la fața locului sau un audit efectuat de un auditor mandatat au loc numai la cererea unei autorități de supraveghere sau în cele douăsprezece luni care urmează unei încălcări a securității datelor care afectează datele Operatorului, cu un preaviz rezonabil și la intervale rezonabile.
Persoana împuternicită pune informațiile din prezenta clauză la dispoziția autorității de supraveghere, la cerere.

6.7 Utilizarea persoanelor împuternicite subsecvente

Operatorul acordă o autorizație generală pentru angajarea persoanelor împuternicite subsecvente enumerate în Anexa III.
Persoana împuternicită informează Operatorul în scris, prin e-mail la adresa contului, cu privire la orice intenție de adăugare sau înlocuire a unei persoane împuternicite subsecvente, cu cel puțin 30 de zile înainte. Operatorul poate formula obiecții în acest termen. Dacă părțile nu pot soluționa obiecția, Operatorul poate închide contul în temeiul Clauzei 8, fără penalități.
Atunci când o persoană împuternicită subsecventă prelucrează date în numele Operatorului, Persoana împuternicită încheie cu aceasta un contract care impune, în esență, aceleași obligații de protecție a datelor ca prezentul Acord, inclusiv garanții suficiente privind măsurile tehnice și organizatorice.
Persoana împuternicită rămâne pe deplin răspunzătoare față de Operator pentru îndeplinirea obligațiilor persoanei împuternicite subsecvente.
La cerere, Persoana împuternicită pune la dispoziția Operatorului o copie a acordului cu persoana împuternicită subsecventă, cu termenii comerciali eliminați.

6.8 Transferuri internaționale

Orice transfer de date către o țară terță sau o organizație internațională efectuat de Persoana împuternicită are loc numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Operatorului sau pentru a îndeplini o cerință specifică a dreptului Uniunii sau al statului membru, și cu respectarea capitolului V din RGPD.
Datele cu caracter personal ale pacienților sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Atunci când o persoană împuternicită subsecventă este stabilită în afara Spațiului Economic European, mecanismul de transfer este indicat în Anexa III. Operatorul este de acord ca Persoana împuternicită să utilizeze drept mecanism de transfer clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană sau o decizie privind caracterul adecvat, inclusiv Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor.

Clauza 7: Asistență acordată Operatorului

Persoana împuternicită notifică prompt Operatorul cu privire la orice cerere primită de la o persoană vizată. Nu răspunde ea însăși cererii, decât dacă este autorizată de Operator.
Persoana împuternicită asistă Operatorul în îndeplinirea obligației acestuia de a răspunde cererilor persoanelor vizate, ținând cont de faptul că Persoana împuternicită nu poate citi fișierele criptate ale Operatorului. În practică, Operatorul răspunde cererilor de acces, rectificare și ștergere din aplicația de pe telefon, iar Persoana împuternicită asistă la ștergerea copiilor din cloud și, dacă este necesar, la confirmarea faptului că ștergerea a avut loc.
Persoana împuternicită asistă Operatorul în asigurarea respectării obligațiilor privind securitatea, notificarea încălcărilor, evaluarea impactului asupra protecției datelor și consultarea prealabilă, ținând cont de natura prelucrării și de informațiile de care dispune. Evaluarea impactului asupra protecției datelor și Măsurile tehnice și organizatorice ale Persoanei împuternicite sunt puse la dispoziție în acest scop.

Clauza 8: Notificarea încălcării securității datelor cu caracter personal

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal care afectează datele prelucrate de Persoana împuternicită, aceasta notifică Operatorul fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 48 de ore de la momentul în care a luat cunoștință de încălcare.
Notificarea cuprinde cel puțin: natura încălcării, inclusiv, dacă este posibil, categoriile și numărul aproximativ al persoanelor vizate și al înregistrărilor în cauză; punctul de contact pentru informații suplimentare; consecințele probabile; și măsurile luate sau propuse pentru remedierea încălcării și atenuarea efectelor sale. Atunci când informațiile nu pot fi furnizate în același timp, ele sunt furnizate în etape, fără alte întârzieri nejustificate.
Persoana împuternicită cooperează cu Operatorul și îl asistă în îndeplinirea obligațiilor prevăzute la articolele 33 și 34 din RGPD. Întrucât fișierele stocate și copiile de siguranță sunt criptate cu chei pe care Persoana împuternicită nu le deține niciodată, aceasta precizează în notificare dacă încălcarea a privit exclusiv date criptate.

Clauza 9: Neconformitate și încetare

Fără a aduce atingere RGPD, dacă Persoana împuternicită își încalcă obligațiile prevăzute în aceste clauze, Operatorul poate dispune suspendarea prelucrării până la restabilirea conformității sau până la închiderea contului.
Operatorul poate înceta prezentul Acord și închide contul dacă Persoana împuternicită se află într-o încălcare substanțială sau persistentă ori nu respectă o hotărâre obligatorie a unei instanțe sau a unei autorități de supraveghere.
Persoana împuternicită poate închide contul dacă Operatorul insistă asupra unei instrucțiuni pe care Persoana împuternicită a semnalat-o ca fiind contrară legislației privind protecția datelor.
Încetarea se realizează prin funcția de ștergere a contului din aplicație sau, dacă aplicația nu este disponibilă, prin notificare scrisă la adresa de contact a Persoanei împuternicite.

Clauza 10: Ștergerea la încheierea prelucrării

Atunci când Operatorul își șterge contul, Persoana împuternicită șterge toate fișierele, copiile de siguranță și plicurile de recuperare stocate pentru Operator și șterge înregistrarea contului. Rândurile din jurnalul de audit sunt păstrate în formă anonimizată, fără nicio referire la Operator.
Atunci când un abonament Premium expiră, Persoana împuternicită păstrează fișierele criptate accesibile timp de 90 de zile, pentru ca Operatorul să le poată restaura, apoi le șterge definitiv.
Până la ștergere, Persoana împuternicită continuă să asigure respectarea acestor clauze.
Operatorul este responsabil pentru păstrarea dosarelor pacienților pe telefon atât timp cât o cer normele privind păstrarea documentelor medicale. Copiile din cloud ale Persoanei împuternicite sunt o copie de siguranță, nu documentul de referință.

Anexa I: Descrierea prelucrării

Părțile

Operator: persoana fizică sau juridică, cu drept de liberă practică medicală în România, identificată prin adresa de e-mail a contului Anamnesix.
Persoana împuternicită: Lava Labs SRL, [TODO: sediul social], [TODO: număr de înregistrare], [TODO: adresă de e-mail de contact].

Categorii de persoane vizate

Pacienții Operatorului.
Operatorul, în calitate de utilizator al aplicației, pentru datele de cont prelucrate de Persoana împuternicită ca operator, în temeiul propriei Politici de confidențialitate.

Categorii de date cu caracter personal

Date de identificare ale pacienților: nume, data nașterii, sex, număr de telefon, număr de pacient.
Date privind sănătatea, categorie specială în sensul articolului 9 din RGPD: istoric obstetrical și ginecologic, sarcini și rezultatele acestora, rezultate ale screeningului, diagnostice cu coduri, alergii, intervenții chirurgicale, antecedente familiale, informații privind stilul de viață, note de consultație, rezultate de laborator, documente și rețete scanate, medicație prescrisă și aderență, mementouri, precum și memo-uri vocale cu transcrierile lor.
Forma în care Persoana împuternicită primește datele: ca text criptat pentru fiecare fișier, miniatură, memo vocal și copie de siguranță a bazei de date încărcate în stocarea cloud, și ca plic de recuperare, adică cheia rădăcină împachetată sub un cod de recuperare cunoscut numai de Operator; și ca audio în clar și transcrierea rezultată, numai pentru funcția de dictare și numai pe durata necesară transcrierii și livrării memo-ului.

Natura și scopul prelucrării

Stocarea fișierelor criptate și a copiilor de siguranță criptate ale bazei de date, pentru ca Operatorul să poată restaura dosarele pacienților pe un telefon nou.
Stocarea plicului de recuperare, pentru ca Operatorul să poată deschide copia de siguranță cu codul de recuperare.
Transcrierea memo-urilor vocale printr-o persoană împuternicită subsecventă specializată în transcriere, la instrucțiunea Operatorului, cu returnarea textului în aplicație și ștergerea audio-ului și a transcrierii la persoana împuternicită subsecventă odată ce aplicația confirmă primirea.
Contorizarea utilizării stocării și a transcrierii în raport cu planul Operatorului, care folosește contoare și identificatori, niciodată conținut despre pacienți.

Durata

Pe durata contului Operatorului.
Fișiere și copii de siguranță criptate: se păstrează cele mai recente șapte copii de siguranță; după expirarea unui abonament, fișierele rămân accesibile 90 de zile, apoi sunt șterse.
Transcriere: audio-ul și transcrierea sunt șterse la persoana împuternicită subsecventă atunci când aplicația confirmă primirea sau, dacă confirmarea nu ajunge niciodată, printr-o rutină de reconciliere în cel mult o zi. Identificatorii sesiunilor de transcriere sunt eliminați la 30 de zile după decontare.

Anexa II: Măsuri tehnice și organizatorice

Măsurile tehnice și organizatorice sunt descrise în documentul Măsuri tehnice și organizatorice, disponibil în aplicație la Setări, Juridic, și la https://anamnesix.com/toms. Acel document, în versiunea în vigoare la momentul acceptării și astfel cum este actualizat în temeiul Clauzei 6.6, constituie Anexa II.

Anexa III: Lista persoanelor împuternicite subsecvente

Persoanele împuternicite subsecvente autorizate de Operator sunt enumerate în documentul Persoane împuternicite subsecvente, disponibil în aplicație la Setări, Juridic, și la https://anamnesix.com/sub-processors. Acel document, astfel cum este actualizat conform procedurii de notificare din Clauza 6.7, constituie Anexa III.

Legea aplicabilă și jurisdicția

Prezentul Acord este guvernat de legea română. Litigiile se soluționează de instanțele de la sediul Persoanei împuternicite, fără a aduce atingere drepturilor persoanelor vizate și competenței autorităților de supraveghere.