Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Anamnesix este o aplicație personală de notițe despre pacienți pentru medici, publicată de Lava Labs SRL, societate înregistrată în România. Este folosită de un singur medic pe un singur telefon pentru a-și păstra propriile notițe și istoricul pacienților pe care îi tratează, oriunde i-ar consulta. Nu este un sistem al clinicii, nu are nicio funcție de partajare și nu înlocuiește fișa medicală păstrată de clinică sau de spital.

• Număr de înregistrare: [TODO: numărul de ordine la Registrul Comerțului și codul fiscal]
• Sediul social: [TODO: adresa sediului social]
• Contact pentru protecția datelor: [TODO: adresa de e-mail pentru protecția datelor]
• Responsabil cu protecția datelor: [TODO: precizați dacă a fost desemnat un DPO și datele de contact, sau că decizia a fost documentată și nu este necesar un DPO]

Această politică explică ce date cu caracter personal prelucrăm, de ce, unde sunt stocate și care sunt drepturile dumneavoastră. Este scrisă pentru medicii care folosesc aplicația. Pacienții primesc informațiile de la medicul lor, care poate folosi modelul de notă de informare pe care îl punem la dispoziție.

2. Două roluri: operator și persoană împuternicită

Acționăm în două roluri diferite, în funcție de ale cui date sunt prelucrate.

• Pentru datele dumneavoastră ca medic (contul, abonamentul, utilizarea și diagnosticarea aplicației) suntem operator. Noi decidem de ce și cum sunt prelucrate aceste date.
• Pentru datele pacienților dumneavoastră, dumneavoastră sunteți operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită. Prelucrăm datele pacienților numai pe baza instrucțiunilor dumneavoastră, așa cum sunt descrise în Acordul de prelucrare a datelor pe care îl acceptați la crearea contului. Nu folosim niciodată datele pacienților în scopuri proprii.

3. Datele pe care le prelucrăm despre dumneavoastră ca medic

3.1 Date care rămân pe telefonul dumneavoastră

Următoarele date de profil sunt stocate numai în aplicație, pe telefonul dumneavoastră, în baza de date criptată, și nu ne sunt transmise: numele, denumirea cabinetului, numărul de parafă, numărul de telefon, specialitatea, gradul profesional și preferințele din aplicație.

3.2 Date de cont

Când vă autentificați, prelucrăm adresa dumneavoastră de e-mail și un identificator de cont. Autentificarea folosește un cod unic trimis pe e-mail; nu există parolă. Versiunea gratuită a aplicației funcționează fără niciun cont.

3.3 Date despre abonament și utilizare

Pentru Premium prelucrăm starea abonamentului (perioadă de probă, activ, expirat), produsul cumpărat din magazin și contoare ale minutelor de dictare și ale spațiului de stocare în cloud. Cumpărăturile se fac prin Apple App Store sau Google Play; primim starea abonamentului prin furnizorul nostru de facturare, identificată numai prin identificatorul contului. Nu primim niciodată datele cardului dumneavoastră.

3.4 Dispozitiv și limbă

Pentru stocarea în cloud înregistrăm un identificator de dispozitiv per cont și limba telefonului, astfel încât un singur telefon să încarce date la un moment dat și notificările să fie trimise în limba dumneavoastră.

3.5 Evenimente de audit

Păstrăm un jurnal scurt al evenimentelor la nivel de cont, precum crearea contului, modificările abonamentului, depășirile de limită și ștergerea contului. Aceste înregistrări nu conțin date despre pacienți.

3.6 Rapoarte de eroare

Dacă aplicația se închide neașteptat sau întâmpină o eroare, un raport este trimis furnizorului nostru de monitorizare a erorilor din Uniunea Europeană. Înainte de a părăsi telefonul, raportul trece printr-un filtru care elimină adresele de e-mail, datele calendaristice, secvențele de cifre, conținutul notelor, titlurile și istoricul ecranelor. Nu se atașează niciodată capturi de ecran și nicio identitate de utilizator. Aceste rapoarte ne ajută să corectăm defectele aplicației.

3.7 Statistici de utilizare (opțional)

Numai dacă activați „Statistici anonime de utilizare” la configurare sau în Setări, aplicația trimite evenimente anonime despre ecranele și funcțiile folosite. Nu sunt incluse date despre pacienți, nume sau text introdus de dumneavoastră și nu se atașează nicio identitate de cont. Puteți dezactiva oricând această opțiune din Setări.

4. Datele pacienților pe care le prelucrăm în numele dumneavoastră

4.1 Pe telefonul dumneavoastră

Toate fișele pacienților sunt stocate pe telefonul dumneavoastră într-o bază de date criptată și în fișiere criptate, protejate de codul PIN și, opțional, de amprentă sau de recunoașterea feței. Noi nu avem acces la aceste date.

4.2 Copie de siguranță criptată în cloud (Premium)

Cu Premium, aplicația încarcă în spațiul nostru de stocare din Uniunea Europeană copii ale documentelor pacienților, ale miniaturilor, ale memo-urilor vocale și o copie a întregii baze de date. Totul este criptat pe telefonul dumneavoastră înainte de încărcare, cu chei care există numai pe telefon. Noi stocăm doar octeți criptați și nu îi putem citi.

Aplicația stochează și o copie a cheii dumneavoastră de criptare, la rândul ei blocată cu codul de recuperare de 24 de caractere. Codul de recuperare este generat pe telefon și nu ne este transmis niciodată, așa că nu putem deschide copia de siguranță și nu o putem recupera pentru dumneavoastră dacă pierdeți codul.

4.3 Dictare

Când înregistrați un memo vocal și sunteți autentificat, aplicația decriptează înregistrarea pe telefon și o trimite printr-o conexiune criptată către serverele noastre din Uniunea Europeană, care o transmit furnizorului nostru de transcriere, aflat tot în Uniunea Europeană. Transcrierea este returnată pe telefon prin serverele noastre și stocată criptat pe telefon. Imediat ce telefonul confirmă că a primit transcrierea, fișierul audio și transcrierea sunt șterse de la furnizorul de transcriere. Serverele noastre păstrează fișierul audio numai în memorie, pe durata transmiterii, și nu păstrează transcrierea.

Memo-urile vocale pot conține informații despre sănătate și, dacă le dictați, numele pacienților. Dumneavoastră decideți ce dictați. În calitate de operator, sunteți responsabil să vă informați pacienții și, atunci când este înregistrată propria lor voce, să obțineți acordul lor.

5. Scopuri și temeiuri juridice

• Furnizarea contului, a codurilor de autentificare, a abonamentului și a minutelor de dictare: executarea contractului cu dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR).
• Stocarea copiilor de siguranță criptate și transmiterea dictării: prelucrare pe baza instrucțiunilor dumneavoastră, ca persoană împuternicită, conform Acordului de prelucrare a datelor (art. 28 GDPR). Temeiul dumneavoastră juridic pentru datele pacienților este furnizarea de asistență medicală de către un profesionist supus secretului profesional (art. 9 alin. (2) lit. (h) GDPR).
• Trimiterea notificărilor despre expirarea abonamentului și ștergerea datelor din cloud: executarea contractului și interesul nostru legitim de a vă avertiza înainte de ștergerea datelor (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR).
• Rapoartele de eroare, cu filtrul descris mai sus: interesul nostru legitim de a menține aplicația funcțională (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR).
• Statisticile anonime de utilizare: consimțământul dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR), pe care îl puteți retrage din Setări.
• Respingerea domeniilor de e-mail temporare și blocarea conturilor care depășesc repetat limitele: interesul nostru legitim de a preveni abuzurile (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR).
• Păstrarea evenimentelor de audit: interesul nostru legitim de a putea demonstra ce s-a întâmplat cu un cont și de a soluționa dispute (art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR).

6. Unde sunt stocate datele și cine le primește

Serverele, baza de date, spațiul de stocare a fișierelor și furnizorul de transcriere se află în Uniunea Europeană. Un număr mic de furnizori din afara Uniunii Europene primesc date limitate, niciodată date despre pacienți:

• Furnizorul nostru de facturare primește identificatorul contului și starea abonamentului.
• Apple și Google prelucrează cumpărătura conform propriilor condiții.
• Furnizorii noștri de monitorizare a erorilor și de statistici sunt folosiți prin regiunile lor din Uniunea Europeană; societățile-mamă se află în Statele Unite.

Lista completă a furnizorilor, datele primite de fiecare, locația și mecanismul de transfer (decizie privind caracterul adecvat, certificare în Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau clauze contractuale standard) se află în documentul Persoane împuternicite secundare, disponibil în aplicație la Setări și pe site-ul nostru. Anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea unui furnizor.

Nu vindem date și nu folosim date în scopuri publicitare.

7. Cât timp păstrăm datele

• Fișele pacienților de pe telefon: până când le ștergeți. Ștergerea este imediată și definitivă; nu există coș de reciclare.
• Copiile de siguranță din cloud: se păstrează cele mai recente șapte copii ale bazei de date; cele mai vechi se șterg. Documentele și memo-urile criptate se păstrează până când le ștergeți din aplicație.
• După încheierea Premium: încărcările se opresc, iar descărcarea și restaurarea rămân posibile 90 de zile. Trimitem notificări în ziua 0, ziua 60 și ziua 83. În ziua 90, tot ce este stocat în cloud pentru contul dumneavoastră este șters.
• Fișierele audio și transcrierile la furnizorul de transcriere: șterse imediat ce telefonul confirmă primirea și cel târziu prin procesul nostru de curățare care rulează la fiecare oră.
• Înregistrările sesiunilor de dictare de pe serverele noastre: identificatorii tehnici care leagă o sesiune de un memo și de furnizor sunt eliminați la 30 de zile după încheierea sesiunii; rămân numai contoarele de durată, pentru facturare.
• Datele de cont: până când vă ștergeți contul.
• Evenimentele de audit: păstrate după ștergerea contului, cu identificatorul contului eliminat, astfel încât nu mai pot fi asociate cu dumneavoastră.
• Rapoartele de eroare: păstrate de furnizorul de monitorizare a erorilor timp de 90 de zile.
• Statisticile de utilizare: păstrate de furnizorul de statistici conform setărilor sale de retenție și pot fi șterse la cerere.

8. Drepturile dumneavoastră

Aveți dreptul de acces la date, de rectificare sau ștergere, de restricționare a prelucrării sau de opoziție, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a vă retrage consimțământul atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ.

• Acces, rectificare și ștergerea contului: Setări, Cont și Premium, Ștergeți contul. Se șterg adresa de e-mail, evidența abonamentului și tot ce este stocat în cloud. Fișele pacienților de pe telefon nu sunt afectate. Un abonament din magazin trebuie anulat separat din App Store sau Google Play.
• Retragerea consimțământului pentru statisticile de utilizare: Setări, dezactivați „Statistici anonime de utilizare”.
• Orice altă solicitare: scrieți la [TODO: adresa de e-mail pentru protecția datelor]. Răspundem în termen de o lună.

Solicitările pacienților privind fișele lor trebuie adresate medicului, care este operatorul. Dacă un pacient ne contactează, îi vom transmite solicitarea dumneavoastră atunci când vă putem identifica și, în caz contrar, îi vom explica faptul că nu avem acces la fișele pacienților.

Puteți depune o plângere la autoritatea de supraveghere din România: Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro.

9. Securitate

Baza de date de pe telefon este criptată, fiecare fișier este criptat cu propria cheie, iar cheia principală este blocată cu o cheie derivată din codul PIN. Introducerea repetată a unui PIN greșit declanșează timpi de așteptare crescători. Aplicația își ascunde conținutul când treceți la altă aplicație și se blochează automat. Încărcările în cloud sunt criptate înainte de a părăsi telefonul și circulă prin conexiuni criptate. Serverele noastre restricționează fiecare înregistrare la proprietarul ei, iar personalul nostru nu are acces la cheile de criptare. Detaliile se află în anexa Măsuri tehnice și organizatorice a Acordului de prelucrare a datelor.

10. Minori

Aplicația este destinată profesioniștilor din domeniul medical cu drept de liberă practică și nu se adresează persoanelor sub 18 ani.

11. Modificări ale acestei politici

Când modificăm această politică, actualizăm data versiunii din partea de sus și publicăm noul text în aplicație și pe site-ul nostru. Dacă o modificare afectează Acordul de prelucrare a datelor sau adaugă un furnizor, vă anunțăm prin e-mail sau în aplicație cu cel puțin 30 de zile înainte. Continuarea utilizării după această dată înseamnă că acceptați politica actualizată.